Harmonogram prac
Harmonogram prac nad arkuszem oraz jego zawartość określa Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 28 lutego 2019 r. w sprawie szczegółowej organizacji publicznych szkół i publicznych przedszkoli (Dz.U. 2019 poz. 502).
W tym roku projekt arkusza organizacyjnego powinien zostać przygotowany najpóźniej do 2 kwietnia, aby do 19 kwietnia został zaopiniowany przez związki zawodowe, które mają na to 10 dni roboczych. Następnie do 21 kwietnia projekt zaopiniowany przez związki należy przekazać organowi prowadzącemu. Ten, po uzyskaniu opinii organu sprawującego nadzór pedagogiczny, zatwierdza arkusz organizacyjny do 29 maja.
Trochę więcej czasu zyskujemy, jeśli w szkole nie ma organizacji związkowych i żaden z pracowników nie zadeklarował przynależności do związków zawodowych. Wówczas nie obowiązuje nas wymóg opiniowania arkusza przez związki zawodowe, zatem projekt organizacji należy przygotować do 21 kwietnia, gdy upływa termin przekazania do organu prowadzącego.
Należy wspomnieć, że opinia związku zawodowego i kuratorium nie jest wiążąca dla dyrektora ani dla organu prowadzącego. Ustawodawca bowiem nie przewidział konieczności uzgodnienia arkusza, a jedynie wprowadził możliwość przedstawienia opinii. Znane są przypadki zatwierdzania arkuszy negatywnie zaopiniowanych przez kuratorium.
Raz zgromadzone dane wykorzystujemy na różne sposoby
Tworząc projekt arkusza organizacyjnego będziemy mieć zawsze na uwadze cel podstawowy wynikający z Rozporządzenia (Dz.U. 2019 poz. 502). Nasza praktyka pokazuje, że dyrektorzy używający programu VULCAN do przygotowania organizacji coraz częściej wykorzystują zgromadzone dane w szerszym zakresie.
Realizacja zadań wymagających stosowania specjalnej organizacji nauki i metod pracy
Dyrektor opisując w arkuszu grupy nieoddziałowe przeznaczone na zajęcia rewalidacyjne może w łatwy sposób oszacować koszty z podziałem na rozdziały klasyfikacji budżetowej 80149, 80150, 80152 czyli realizacji zadań wymagających stosowania specjalnej organizacji nauki i metod pracy. To jest tylko jeden z przykładów, bo w praktyce wyodrębnić można inne koszty, np. związane z funkcjonowaniem świetlicy czy filii.
Przygotowanie projektu planu finansowego w zakresie wynagrodzeń
Wykorzystując możliwości arkusza możemy pójść o krok dalej i wygenerować plan finansowy dotyczący wynagrodzeń naszych pracowników, a uzupełniając o tzw. rzeczówkę mamy gotowy cały projekt planu finansowego. Jakich danych potrzebujemy w tym celu? Większość już mamy: przydziały nauczycieli, ich wykształcenie i stopień awansu – przede wszystkim te informacje mają wpływ na wynagrodzenie. Uzupełnienia wymagać będą dane dotyczące dodatków, takich jak np. dodatek motywacyjny, funkcyjny i składniki nieperiodyczne. Jeśli chcemy, by w planie finansowym znalazły się także kwoty zaplanowane na wynagrodzenia pracowników administracji i obsługi, musimy uzupełnić także informacje o ich wynagrodzeniu. W tej części dyrektorzy niekiedy wspierają się pracą kadrowej.
Możemy przygotować różne warianty planu finansowego w oparciu o ten sam arkusz, dowolnie modyfikując pozycje, paragrafy, czy całe rozdziały o wskazany procent zmiany czy wartość bezwzględną. Każdy z wariantów możemy zapisać i w dowolnej chwili do niego wrócić.
Organizacja pracy placówki oświatowej
Arkusz może posłużyć nam także jako element wspierający organizację pracy szkoły, np. pozwoli kontrolować realizację planów nauczania na przestrzeni lat. Pomocny jest również w przygotowaniu pasków z przydziałami nauczycieli, które wykorzystamy na sierpniowej radzie pedagogicznej. W łatwy sposób będziemy także kontrolować wymiar etatów nauczycieli, zwłaszcza w przypadku szkół ponadpodstawowych, gdzie część zajęć prowadzona jest przez niepełny rok szkolny. W tym celu należy pamiętać o tym, by np. w oddziałach maturalnych i z praktykami, w planie nauczania oddziału uwzględnić mniejszą liczbę tygodni.
Częścią planowania organizacji szkoły w nowym roku jest także ułożenie planu lekcji, warto więc wykorzystać wprowadzone dane w tym celu. Pod ikonką Narzędzia ukryty jest eksport danych właśnie do planu lekcji.
Możliwości jest wiele, warto je wykorzystać
Przedstawione możliwości wykorzystania danych zgromadzonych w arkuszu stanowią tylko wybrane przykłady. Możliwości są znacznie szersze, zwłaszcza gdy oprócz programu Arkusz VULCAN do pracy zaprzęgniemy jeszcze Sigmę i moduł raportowania. Ja bardzo lubię „zabawę” na prowadzonych przeze mnie warsztatach, polegającą na zadawaniu dowolnych pytań z obszaru arkusza przez uczestników, np.: Ile jest wakatów z podziałem na tytuły płatności? A następnie: Ilu jest nauczycieli, którzy mają kwalifikacje do poprowadzenia tych zajęć? W odpowiedzi przygotowuję proste raporty z wykorzystaniem tabel przestawnych, praktycznie zawsze udaje mi się odpowiedzieć na pytania, o ile dany zakres danych jest zgromadzony w arkuszu i jest poprawny. Tu otwiera się kolejna furtka: analizy danych pod kątem ich poprawności i kompletności, system wspiera użytkownika również w tym zakresie.