O kongresie

Wystąpienie prezesa i wiceprezesa firmy VULCAN.

Gdy jesteśmy dziećmi mamy nieograniczoną ciekawość poznawania sekretów całego świata. Lecz gdy jesteśmy dorośli zapominamy o tej ciekawości, zwłaszcza tej dotyczącej nas samych. Każdy z nas nosi w sobie sekrety o sobie samym. A może by je nieco odkryć? Wykorzystać do świadomego korzystania z własnego potencjału, zasobów i możliwości. Żyjemy w zmieniającym się świecie, dlaczego więc nie frunąć razem z nim? Znaleźć swój sekret, który drzemie w ręku i umyśle każdego sekretarza. Przejść przez tajne drzwi i wykorzystać możliwości pojawiające na drodze. W pracy, w której dajemy z siebie tak dużo. W życiu, które mamy tylko jedno. Pokażę Państwu swój sekret jako byłej sekretarki. A jeśli to za mało. Mam też inny przykład. Sekretarki szkolnej, która odnalazła swój sekret i teraz płynie razem z prądem.

Sekretarz bez organizacji jest niczym puzonista bez puzonu. Jednak, by właściwie grać, z czystym brzmieniem, rytmem i na dodatek w zespole muzycznym, trzeba przebrnąć przez kilka wyzwań. I o tych wyzwaniach chcemy z Państwem porozmawiać. Nie na teorii, pięknych slajdach, lecz tak z życia. Z prawdziwego życia osoby koordynującej, organizującej, załatwiającej i wspierającej życie szkoły. Bez ogródek i szczerze. A jednocześnie na przykładach. Rozłóżmy wyzwania w codziennej organizacji pracy na czynniki pierwsze i odmieńmy je!

Rola sekretariatu szkolnego jest niezwykle istotna dla efektywnego funkcjonowania placówki edukacyjnej. To właśnie pracownicy sekretariatu mają kluczowy wpływ na organizację i administrację szkoły. W ciągu roku szkolnego pracownicy sekretariatu spotykają się z różnorodnymi wyzwaniami, które często wymagają użycia elektronicznego systemu.

Podczas spotkania, które będzie oparte o case study, będziemy analizować najczęściej pojawiające się problemy oraz przedstawimy strategie radzenia sobie z nimi, wykorzystując narzędzie takie jak Dziennik VULCAN. Poruszymy następujące tematy:

• rejestracja uczniów, unikanie rozbieżności i aktualizacja ich danych,
• przepływy uczniowskie i różnorodne kłopotliwe sytuacje z nimi związane,
• pomyłkowe przypisy uczniów,
• obsługa dokumentów uczniowskich np. drukowanie arkuszy ocen w sytuacjach nietypowych,
• analiza danych pochodzących z przygotowanych własnych list.

Obowiązki sekretarza szkoły to niezwykle szeroki zakres. Kancelaria szkolna, ewidencja uczniów, sprawy kadrowe, a na to wszystko nakłada się terminowe wykonywanie zadań, praca zgodna z obowiązującymi przepisami prawa, rzetelne wywiązywanie się z obowiązków i zadań od przełożonego. Ważne jest dbanie o wizerunek szkoły poprzez profesjonalną komunikację z interesariuszami oraz dbanie o czystość na stanowisku i w sekretariacie.

Wszystko to wymaga solidnego dobrostanu na poziomie psychicznym i fizycznym. Dlatego porozmawiamy o dobrostanie (wellbeing) rozumianym jako ogólny stan zdrowia, poczucie bezpieczeństwa czy równowaga między życiem prywatnym a życiem zawodowym. Zatem, jak zadbać o siebie szczególnie w sytuacji nagromadzania zadań, wyzwań i pojawiających się trudności. Co i jak wzmacniać, aby być przygotowanym na różne okoliczności?

Budowanie dobrostanu osobistego i zawodowego to dziś podstawa generowania własnego szczęścia, poczucia sensu codziennych działań, budowania odporności psychicznej. Odpowiemy m.in. na pytania: kiedy zacząć dokonywać zmian, na co zwracać uwagę w codziennych działaniach, jak to robić, dlaczego warto podejmować kolejne próby, gdy za pierwszym razem się nie udało? Całość wystąpienia jest realizowana w myśl: ,,Ja się nie poddaję, ja zmieniam taktykę".

W XXI wieku w myśleniu o projektowaniu coraz częściej bierze się pod uwagę doświadczenia i emocje osób korzystających z produktów i usług. Pojawiają się nowe zawody takie jak Projektant doświadczeń użytkowników czy Menedżer ds. doświadczeń klienta. Myślenie o tym jak odbierane są usługi pojawia się również w przestrzeniach edukacyjnych. Wydaje się, że w kontekście szkoły kluczowa jest rola sekretarza szkolnego w projektowaniu doświadczenia osób korzystających z przestrzeni edukacyjnych tj. uczniów, rodziców, nauczycieli i pracowników administracyjnych. Podczas wystąpienia zaprezentujemy Państwu umiejętności niezbędne do projektowania efektywnych, nowoczesnych i przyjaznych rozwiązań dla wszystkich użytkowników szkolnej społeczności. Przedstawimy nowy sposób myślenia o roli sekretarza szkoły, który aktywnie współtworzy innowacyjne, użytkownikocentryczne rozwiązania w obszarze edukacji. Zapoznają się Państwo z metodami tworzenia bardziej efektywnych i satysfakcjonujących środowisk dla uczniów, nauczycieli i rodziców oraz poznają metody badania ich rzeczywistych potrzeb.

Od 13 lipca w szkole pojawiły się 3 rodzaje legitymacji: papierowe, plastikowe (dotychczas nazywane e-legitymacjami) oraz mLegitymacje, będące częścią aplikacji mObywatel.

Kto i kiedy oraz na jakich zasadach może z tych legitymacji korzystać? Do czego one uprawniają? Czy nowa legitymacja może jednocześnie otwierać drzwi do szkoły i być kartą biblioteczną? Czy można z jej użyciem potwierdzić obecność w szkole? Korzystanie z nowych legitymacji generuje wiele pytań i stwarza ogrom możliwości. Wykorzystaj w pełni potencjał plastikowej legitymacji i wspieraj proces budowania nowoczesnej szkoły.

Podczas wystąpienia omówimy zmiany w obowiązujących przepisach prawa i ich wpływ na pracę sekretarzy szkolnych: instrukcja kancelaryjna, jednolite rzeczowe wykazy akt, instrukcje działania archiwów zakładowych, dostęp do informacji publicznej, sprawozdawczość oraz skargi i wnioski w pracy sekretarza szkoły

Przedstawimy niektóre akty prawne regulujące pracę szkolnego sekretariatu. Zatem będzie to instrukcja kancelaryjna i jej implementacja dla potrzeb i wymagań jednostki edukacyjnej. Zwrócimy też należy uwagę na zakres i zasady funkcjonowania archiwum zakładowego.

Omówimy kwestie związane z rejestrowaniem skarg i wniosków, terminy załatwiania spraw, czyli elementy prawa administracyjnego w pracy sekretarza i sekretariatu.