Polityka ochrony danych
RODO wprost nie zabrania przekazywania danych osobowych przez telefon, ale czy zawsze jest to bezpieczne i dozwolone? Decyzja o tym, czy możemy przekazywać dane osobowe w trakcie rozmowy telefonicznej, jest w kompetencjach Administratora danych – podmiotu decydującego o celach i sposobach ich przetwarzania. Dobrą praktyką jest określenie zasad udostępniania danych podczas rozmowy telefonicznej w dokumentacji ochrony danych jednostki organizacyjnej, tzw. Polityce ochrony danych.
Identyfikacja rozmówcy
Gdy nie ma bezwzględnego zakazu w dokumentacji i decydujemy się na przekazanie danych osobowych w trakcie rozmowy telefonicznej, musimy być pewni kto jest naszym rozmówcą. Tę pewność możemy mieć w przypadku, gdy rozpoznajemy rozmówcę po głosie lub dokonaliśmy weryfikacji – podobniej do tej, jaką przeprowadzają np. instytucje bankowe.
Poufność
Nie są to jednak wszystkie czynniki, które powinniśmy brać pod uwagę. W trakcie takiej rozmowy w sekretariacie nie powinny znajdować się osoby postronne, które z kontekstu mogą domyślić się przekazywanych treści. W szczególności w małych społecznościach jest to niebywale łatwe.
Zakres informacji
Czy przy zastosowaniu omówionych środków bezpieczeństwa, możemy zatem przekazać dane przez telefon? Pozostała jeszcze jedna istotna kwestia dotycząca zakresu udostępnionych informacji. Czymś innym będzie udostępnienie informacji o wynikach postępowania rekrutacyjnego do jednostki, która jest wywieszona na tablicy ogłoszeń, a czymś innym informacja o otrzymaniu stypendium socjalnego, czy udostępnieniu danych z katalogu szczególnie chronionych, tzw. danych wrażliwych (np. o stanie zdrowia).
Ostrożność
Okres pandemii przyzwyczaił wiele osób do bardziej swobodnego podejścia do przekazywania danych różnymi zdalnymi kanałami. Nie zwalnia to jednak żadnego uczestnika tych praktyk przed zachowaniem ostrożności – nasza śmiałość i uprzejmość może zostać w łatwy sposób wykorzystana, również przez przestępców. Dlatego warto poznać choć podstawowe techniki ich działania, by być bezpieczniejszym w pracy i domu.