Jak poprawnie rozliczyć inwentaryzację

Rzetelność przede wszystkim

Rzetelne przeprowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji jest przecież jednym z warunków przygotowania wiarygodnego sprawozdania finansowego, co stanowi coroczny obowiązek jednostki budżetowej. Sprawozdanie finansowe poprzedza operacja zamknięcia ksiąg rachunkowych.

Tak rozumiana inwentaryzacja jest ściśle związana z prowadzeniem wykazu składników aktywów i pasywów, in. majątku, czyli inwentarza (art. 13 ustawy o rachunkowości). Wykaz ma postać pomocniczych ksiąg rachunkowych, zwanych księgami inwentarzowymi.

Każdy ze składników majątku musi mieć unikalne oznakowanie, takie jak np. numer inwentarzowy czy kod kreskowy. Jednym z najczęściej występujących utrudnień podczas prowadzenia inwentaryzacji jest właśnie identyfikacja składników majątku oraz powiązanie ich ze środkami ujętymi w księgach rachunkowych. Problem ten utrudnia wyjaśnienie różnic inwentaryzacyjnych, co w konsekwencji może uniemożliwić rozliczenie inwentaryzacji.

Inwentaryzacja jest procesem rozumianym jako ogół czynności rachunkowych zmierzających do sporządzenia szczegółowego spisu składników majątku na określony dzień. Polega na ustaleniu stanu faktycznego tych składników, jak też na wyjaśnieniu różnic pomiędzy stanem stwierdzonym a stanem wynikającym z ewidencji księgowej.

Podstawowy, wyżej wskazany cel inwentaryzacji sprowadza się w szczególności do:

• uzgodnienia zapisów księgowych ze stanem rzeczywistym,
• rozliczenia osób materialnie odpowiedzialnych za powierzony im majątek,
• dokonania oceny przydatności gospodarczej składników majątku objętych spisem,
• przeciwdziałania stwierdzonym w czasie spisu nieprawidłowościom w gospodarce składnikami majątku (nadmierna ilość, niechodliwość).

Etapy inwentaryzacji

W procesie inwentaryzacji można wyróżnić trzy podstawowe etapy:

• Etap przygotowania inwentaryzacji, na który składają się czynności proceduralno-formalne i organizacyjne (szkolenia, zarządzenie przeprowadzenia inwentaryzacji, powołanie komisji inwentaryzacyjnej, powołanie zespołów spisowych, ustalenie harmonogramu inwentaryzacji i in.).
• Etap przeprowadzenia inwentaryzacji – najbardziej rozbudowany i czasochłonny, kiedy to zespoły spisowe i komisja inwentaryzacyjna przeprowadzają czynności związane ze spisem majątku.
• Etap rozliczenia inwentaryzacji.

Każdy z wymienionych etapów inwentaryzacji wymaga dbałości i dokładności wykonania. Odstępstwa i niestaranność mogą być przyczyną zarzutu naruszenia dyscypliny finansów publicznych (art. 18 pkt 1 ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych).

Zasady rozliczania inwentaryzacji

Arkusze spisowe – zadania komisji inwentaryzacyjnej

Podstawą rozliczenia inwentaryzacji są arkusze spisowe, które stanowią dokumenty księgowe. Muszą one spełniać określone wymagania i muszą być wypełnione poprawnie (art. 22 ust. 3 ustawy o rachunkowości oraz stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowości). Arkusze spisowe traktuje się jako druki ścisłego zarachowania.

Za rozliczenie arkuszy spisowych odpowiedzialni są przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej lub osoba bezpośrednio przez niego wskazana.

Jeżeli arkusze spisowe zostaną sporządzone w sposób nierzetelny, nieczytelny czy też będą zawierały wiele poprawek, co podważa ich wiarygodność, biegły rewident nie uzna ich za wystarczającą podstawę korekty stanów ewidencyjnych bez zarządzenia dodatkowego spisu.

Arkusze spisowe – porównanie ze stanem faktycznym

Sporządzone arkusze spisowe otrzymuje osoba odpowiedzialna materialnie, w praktyce najczęściej dział finansowo-księgowy. Następuje porównanie stanu faktycznego ze stanem w ewidencjach księgowych oraz ustalenie różnic inwentarzowych. Osoba odpowiedzialna materialnie wspólnie z komisją inwentaryzacyjną przeprowadza analizę wszystkich niedoborów i nadwyżek, a także określa przyczyny ich powstania.

Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji (art. 27 ust. 2 ustawy o rachunkowości) Powinno się je zaksięgować na koncie rozrachunkowym „Pozostałe rozrachunki – rozliczenie niedoborów, szkód i nadwyżek”. Różnice mogą wynikać z naturalnego zużycia majątku, ze sprzedaży, z zakupów nowych składników, ale także ze strat czy z uszkodzeń.

Aktualizacja informacji w ewidencjach księgowych

Po określeniu różnic inwentarzowych i wskazaniu ich przyczyn należy zaktualizować stan majątku w ewidencji księgowej. Zewidencjonowany stan musi odpowiadać stanowi faktycznemu na dzień przeprowadzenia inwentaryzacji.

Na tym etapie określa się również wartość posiadanego majątku i dokonuje wyceny poszczególnych jego składników. Należy też ustalić łączną ich wartość z podziałem według kont syntetycznych, na których składniki te są ewidencjonowane.

Istotnymi aspektami są także rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych oraz podjęcie decyzji dotyczących zidentyfikowanych nadwyżek i niedoborów.

Dokumentowanie inwentaryzacji

Po rozliczeniu inwentaryzacji można przystąpić do jej formalnego zakończenia. Należy ją odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych (art. 27 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Trzeba też sporządzić oraz zarchiwizować odpowiednie dokumenty. Zebrane informacje powinny być wykorzystane w praktyce w celu doskonalenia zarządzania majątkiem oraz kolejnych procesów inwentaryzacyjnych.

Uwaga! Wszystkie dokumenty inwentaryzacyjne: arkusze spisowe, oświadczenia końcowe, protokoły likwidacji, protokół różnic i in., przechowywane są przez okres pięciu lat od przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji.

Podstawa prawna zagadnień omawianych w artykule:
Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 1994 r. Nr 121, poz. 591 z późniejszymi zmianami; Dz. U. z 2019 r. poz. 351, 1495, 1571, 1655 i 1680 oraz Dz. U. z 2020 r. poz. 568).
Ustawa z dnia 17 grudnia 2004 o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1440, 1495 oraz Dz. U. z 2020 r. poz. 284).
Stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowych (Dz. U. Ministra Finansów z 2016 r. poz. 55).