Co należy zrobić przed połączeniem się z KSeF w JST?

Aktualizacja z dnia 22.01.2024 r.
W związku z konferencją Ministra Finansów - Andrzeja Domańskiego, która miała miejsce w piątek 19 stycznia br i zapowiedzią przesunięcia obowiązkowego wejścia w życie KSeF z 1 lipca br na datę aktualnie nieokreśloną - informujemy, że czekamy na oficjalne rozporządzenie w tej sprawie. Z naszej strony zapewniamy, że śledzimy informacje na bieżąco i będziemy reagować na zmiany.

Zgodnie z informacją udzieloną przez pomoc techniczną KSeF jednostka samorządu terytorialnego jest uprawniona do nadawania uprawnień do zarządzania jednostkami podrzędnymi. Na tej podstawie może ona wskazać przedstawiciela jednostki podrzędnej JST, który będzie nią kierował. Osoba ta będzie mogła m.in. nadawać w ramach tej jednostki dalsze uprawnienia (np. pracownikom) do wystawiania i przeglądania faktur jednostki podrzędnej. Ten model pozwala wskazywać osoby o ograniczonych uprawnieniach, które mogą wystawiać faktury, gdy sprzedawcą jest jednostka samorządu terytorialnego – pod warunkiem wystąpienia na fakturze, w sekcji „Podmiot 3”, danych jednostki podrzędnej, z jej numerem NIP i szczególnym opisem roli. Osoby te mogą też mieć dostęp do wybranych faktur zakupowych jednostki samorządu terytorialnego, tzn. dotyczących danej jednostki podrzędnej, pod warunkiem że dana jednostka podrzędna wystąpi na fakturze jako Podmiot 3.

W skrócie:

1. Aby zoptymalizować przekazywanie i pobieranie danych do i z KSeF dla jednostek w JST, należy uruchomić KSeF w jednym z modeli dla JST – z numerami NIP jednostek zależnych lub identyfikatorami wewnętrznymi (w przypadku jednostek, które nie mają numeru NIP).
   1. By uruchomić KSeF w modelu JST z numerami NIP jednostek zależnych, jednostka nadrzędna (JST) musi na formularzu „NIP-2” zgłosić numery NIP jednostek podległych. Tak przygotowany KSeF w trybie dla JST spowoduje, że każda jednostka podległa na podstawie swojego numeru NIP będzie mogła odebrać poprawnie opisane przez kontrahenta faktury, a także, co ważne, poprawnie wystawić faktury sprzedażowe.
   2. Drugi model, z którego można korzystać, to identyfikatory wewnętrzne dla jednostek zależnych. Identyfikatory te należy wygenerować w KSeF dla każdej jednostki.
      Z naszego doświadczenia wynika, że popularniejszy będzie model z numerami NIP.
2. Po uruchomieniu KSeF w modelu dla JST należy nadać uprawnienia przedstawicielom jednostek podrzędnych (np. do wystawiania/odbierania faktur).
3. Następnie trzeba wygenerować w KSeF token autoryzacyjny, który posłuży do komunikacji z systemem poprzez API (w zakresie wysyłania i odbierania faktur zakupowych). W tokenach generowanych w KSeF zapisane są uprawnienia, więc istotne jest, by pozyskać odpowiedni token. Wygenerowany token należy wkleić do aplikacji Finanse VULCAN, gdzie przygotowane jest miejsce konfiguracji KSeF.
4. Należy zweryfikować procedury wystawiania faktur sprzedażowych (przesyłania ich do KSeF), mając na uwadze, że:
   1. za datę wystawienia faktury uznaje się datę skutecznego przesłania jej do KSeF;
   2. za datę odebrania faktury uznaje się datę nadania jej w KSeF numeru KSeF (najczęściej dzieje się to w kilkanaście sekund, jednak nie należy zostawiać tej czynności na koniec dnia i odbierać faktury przed wyjściem z KSeF).
5. W przypadku faktur zakupowych należy doprowadzić do sytuacji, w której faktury wystawiane dla jednostek podległych będą zawierały właściwe dane w sekcji „Podmiot 3”, tzn. NIP jednostki podległej, aby możliwe było pozyskanie z KSeF tylko faktur zakupowych dotyczących jednostki podległej, a nie całego JST, lub – jeśli wybrany zostanie model z identyfikatorem wewnętrznym – dane takie będą znajdować się na fakturach zakupowych. Należy zatem zawrzeć odpowiedni zapis w zawieranych z kontrahentami umowach, a także upewnić się, że będą oni te dane umieszczać na fakturach.

Co przygotowuje VULCAN w ramach wsparcia klientów?

1. Obsługę wysyłki faktur do KSeF poprzez API (po wpisaniu tokena autoryzacyjnego użytkownika) – ważne jest uprzednie właściwe przygotowanie uprawnień dla użytkowników KSeF w ramach konta JST.
   1. Właściwe oznaczenie wysyłanych faktur względem modelu dostępowego JST (np. przy modelu z numerami NIP zależnymi, opisanie wysłanych faktur we właściwym polu XML – „Podmiot 3” z rolą (jednostka samorządu terytorialnego – wystawca) – co dla Państwa zrobi nasza aplikacja).
2. Aktualizowanie informacji o statusie – czy faktura została przyjęta – i nadaniu numeru KSeF, a także UPO.
3. Możliwość wizualizacji faktury zakupowej z postaci XML (faktura ustrukturyzowana).
4. Możliwość importu faktur zakupowych, o której opowiemy więcej w następnym komunikacie.

Warto zwrócić uwagę, że ustawa o VAT nie zmieniła obowiązkowych elementów faktury, co może powodować pewne trudności w wymuszeniu uzupełnienia danych w sekcji „Podmiot 3”, tak istotnego dla jednostek podległych w JST.

Poniżej kilka informacji, jak wyglądać będzie fragment obsługi KSeF w aplikacji Finanse VULCAN:

Aby wesprzeć Państwa w tej zmianie, przygotowujemy dla Państwa szkolenia umożliwiające pozyskanie wiedzy od naszych ekspertów. Zachęcamy do śledzenia informacji na stronie VULCAN.