Czasami są to procedury wykonywane wręcz rutynowo, ale w związku z faktem, że składa się na nie wiele czynności, łatwo o błąd lub niedotrzymanie terminu. Zatem przygotujmy się dobrze, bo przed nami kolejny kwartał!
W systemie Finanse VULCAN można przygotować sprawozdania rozróżniające rozrachunki wymagalne od niewymagalnych, prezentujące informacje we właściwych miejscach i kolumnach. Wymaga to wykonania kilku istotnych czynności, które opisujemy w tym artykule.
Podstawy prawne
Sporządzenie sprawozdań budżetowych poprzedzone jest czynnościami przygotowawczymi w celu weryfikacji wartości, które trafiają do odpowiednich kolumn sprawozdań RB. Zapisy w księgach rachunkowych, niezależnie od techniki ich prowadzenia powinny zapewnić pełną kontrolę np. wydatków, dochodów, należności i zobowiązań.
Sporządzanie sprawozdań budżetowych regulują:
- Rozporządzenie Ministra Rozwoju I Finansów z dnia 9 stycznia 2018 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2020 r. poz. 1564)
- Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1773)
Zasada memoriału
Generalną zasadą jest wyprowadzanie na bieżąco ewidencji analitycznej i syntetycznej, poprzez dokonanie w księgach rachunkowych zapisów wszystkich operacji, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym na podstawie dowodów sprawdzonych i zatwierdzonych przez upoważnione osoby, przy zachowaniu zasady memoriału. Zgodnie z zasadą memoriału, w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte przychody i koszty, które pokażą stan należności i zobowiązań danego miesiąca, niezależnie od terminu ich zapłaty.
Wiarygodność sprawozdań
Warunkiem przygotowania wiarygodnego sprawozdania jest spełnianie zasad ogólnych:
- Instrukcja wypełnienia sprawozdań budżetowych – należy przygotować lub zweryfikować poprawność definicji sprawozdania, właściwy opis kontrahentów oraz to, aby występujące w jednostce zdarzenia prezentować we właściwych miejscach RB.
- Poprawna ewidencja księgowa – należy pamiętać o szczegółowym uzgodnieniu sald kont oraz właściwej regulacji rozrachunków. Saldo konta bez grupowania to za mało, aby pokazać pełny obraz zdarzeń na nim występujących. Zalecamy tworzyć zestawienia z poziomem grupowania pokazującym pełen obraz zdarzeń (konto/kontrahent/rodzaj kontrahenta/słowniki dekretowe). Aby sprawozdania były generowane poprawnie (szczególnie dla kont, na których występują należności wymagalne i niewymagalne) należy zadbać, aby rozrachunki były właściwie uregulowane.
- Uzgadnianie ksiąg za dany okres sprawozdawczy
- Kwoty zgodne z ewidencją księgową
- Terminowość sprawozdań
- Sprawozdanie jednostkowe w złotych i groszach
- Dane w zakresie wykonania narastająco na koniec okresu
- Sporządzenie sprawozdań w sposób trwały i czytelny
- Sporządzenie sprawozdań w sposób rzetelny i poprawny pod względem merytorycznym i formalnorachunkowym
Uzgodnienie sald
Pamiętajmy o konieczności analizy i uzgodnienia sald następujących kont:
- Środków pieniężnych na kontach bankowych z wyciągami bankowymi i zapisami kont, odpowiednie strony obrotów kont - to m.in. zrealizowane dochody lub wydatki a saldo to stan depozytu w Rb-N.
- Rozrachunków i regulacji rozrachunków z dostawcami i odbiorcami, z których wynikają m.in. należności, zaległości, nadpłaty, zobowiązania, zobowiązania wymagalne.
- Przychodów i kosztów, które powiązane są z należnościami i zobowiązaniami.
- Zaangażowania wydatków.
Wyeliminowanie błędów
Przygotujmy się tak, aby wyeliminować często występujące błędy, takie jak:
- Nieskładanie sprawozdań negatywnych (zerowych) (Rb-N, Rb-Z)
- Wykazywanie danych niezgodnych z ewidencją księgową
- Wykazywanie kwot należności / zobowiązań wraz z odsetkami (Rb-N)
- Prezentacja danych w niewłaściwej grupie dłużników bądź wierzycieli (Rb-N, Rb-Z)
- Prezentacja danych w niewłaściwej kategorii
- Sporządzanie niekompletnych sprawozdań
Dyscyplina budżetowa
Pamiętajmy również o dyscyplinie budżetowej i rodzajach naruszeń dyscypliny finansów publicznych, związanych ze sprawozdaniami z wykonania procesów gromadzenia środków publicznych i ich rozdysponowania (art. 18 pkt 2 Ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych). Są to:
- niesporządzenie w terminie sprawozdania,
- nieprzekazanie w terminie sprawozdania,
- wykazanie w tym sprawozdaniu danych niezgodnych z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej.