Rosnące wymagania obywateli nie idą jednak w parze z akceptacją zwiększania opłat podatkowych, które są głównym źródłem dochodów administracji publicznej. Dlatego tak istotne jest ciągłe poszukiwanie metod i narzędzi zwiększających efektywność zarządzania finansami publicznymi – co staje się szczególnie ważne w warunkach kryzysu. A obecnie dotykająca świat pandemia niestety wywołuje kryzys, który postawi nas wszystkich przed koniecznością podejmowania innych decyzji i wprowadzenia zmian w planach budżetowych, nie tylko w wymiarze 2020 r., lecz także w perspektywie wieloletniej.
Ograniczanie wydatków budżetowych
Zmuszeni do ograniczania wydatków budżetowych, możemy – pod wpływem presji, stresu, braku bieżącego dostępu do danych – podjąć nie najlepsze decyzje, których skutki będziemy odczuwać przez wiele lat. Dlatego tak ważne i niezbędne wydaje się posiadanie narzędzi informatycznych pozwalających nie tylko na efektywniejsze, lecz przede wszystkim sprawne zarządzanie powierzonymi środkami. Choć w każdej jednostce samorządu terytorialnego rozkłada się to inaczej, to w większości przypadków ogromną część wydatków budżetowych stanowi finansowanie oświaty.
Poniżej przedstawiam w pigułce korzyści płynące z zastosowania narzędzi informatycznych w procesie zarządzania budżetem oświaty.
Dlaczego warto mieć system informatyczny do zarządzania budżetem oświaty?
Wdrożenie systemu informatycznego pozwala osiągnąć wiele korzyści, spośród których wymienię kilka najważniejszych. Wydają się tak oczywiste, że czasami o nich zapominamy.
- Bieżący dostęp do kompletnych informacji, które są ze sobą powiązane na każdym etapie procesu budżetowego i, co bardzo ważne, zbierane są w ten sam sposób (te same reguły, ta sama struktura danych).
- Ustandaryzowany sposób pracy nad arkuszami organizacyjnymi oraz projektami, planami dochodów i wydatków jednostek oświatowych oraz wnioskami o ich zmianę.
- Oszczędność czasu, który do tej pory musieliśmy poświęcać na zbieranie potrzebnych danych oraz przygotowywanie wymaganych raportów.
- Łatwość dokonywania analizy zbiorczej zgromadzonych danych, które są stale dostępne w jednym miejscu (centralna baza danych w chmurze).
- Możliwość podejmowania decyzji na podstawie „twardych danych” – zarówno bieżących, jak i oszacowanych w wyniku przewidywania skutków kolejnych lat – i wiążąca się z tym możliwość optymalizowania kosztów.
- Możliwość wykorzystania raz wprowadzonych danych do realizacji kolejnych zadań, takich jak:
- przekazanie struktury planów finansowych do systemu finansowo-księgowego;
- podgląd wynagrodzeniowej części planów finansowych poszczególnych jednostek oświatowych, jaka wynika z opisu arkuszy organizacyjnych przed ich zatwierdzeniem, oraz wykorzystanie jej podczas pracy nad budżetem oświaty;
- wczytanie sprawozdań Rb z realizacji planów budżetowych jednostek oświatowych z systemu finansowo-księgowego (stały monitoring wydatkowania środków publicznych);
- przesłanie zgromadzonych danych finansowych po ich formalnym sprawdzeniu do systemu BeSTi@.
Efektywne zarządzanie środkami publicznymi
Wykorzystanie narzędzi informatycznych pozwala nam zastąpić ręczne sterowanie tam, gdzie nie jest ono potrzebne, nie tylko w obszarze finansów publicznych, lecz także w każdym obszarze naszego życia, zarówno zawodowego, jak i prywatnego. W przypadku budżetu oświaty w dobie ciągłych zmian i powszechnych wymagań dotyczących przemyślanego zarządzania powierzonymi środkami publicznymi wydaje się ono konieczne.
Artykuł został opublikowany w numerze 10/1302 Pisma Samorządu Terytorialnego „Wspólnota”