E-legitymacja szkolna to jednak niezupełnie nowy twór – możliwość jej wydawania zapewniło już rozporządzenie w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków szkolnych z 2018 r. Co się więc zmienia? Dotychczas wprowadzone zmiany były opcjonalne – szkoła mogła wydać uczniom plastikowe legitymacje, ale nie musiała tego robić. Zgodnie z rozporządzeniem z 7 czerwca 2023 r. w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków szkolnych dowolność w kwestii formy dokumentu szkoły mają tylko do 12 lipca 2024 r. Po tej dacie wszystkie nowo wydane legitymacje mają już mieć format plastikowej karty zgodnej ze specyfikacją zawartą w rozporządzeniu.
Co z dotychczasowymi, papierowymi dokumentami?
Wszystkie wydane do tej pory papierowe legitymacje mogą być używane przez ucznia aż do momentu ukończenia przez niego szkoły i do tego czasu zachowują ważność (przy aktualnej pieczęci). Decyzja o wymianie dokumentów dla uczniów z papierowymi legitymacjami leży w gestii szkoły.
Co się zmieni?
Zmianie ulegnie przede wszystkim proces wydawania legitymacji. Dotychczas wydawane dokumenty były łatwe do personalizacji ze względu na papierową formę. Proces wydawania legitymacji szkolnych w znacznej większości przypadków odbywał się w szkole i obsługiwany był przez szkolny sekretariat – tam (ręcznie lub za pomocą drukarki) dane uczniów nanoszono na blankiety, a już wydane legitymacje – podbijano jedną pieczęcią.
Rozporządzenie precyzuje, w jaki sposób dane uczniów powinny być nanoszone na blankiety w przypadku nowych legitymacji: „Po procesie personalizacji karta jest chroniona zewnętrzną folią laminującą”; „Pole zdjęcia na awersie (…) jest przeznaczone na umieszczanie kolorowego zdjęcia (…) metodą termodruku”; „Blankiet legitymacji szkolnej jest przystosowany do personalizacji techniką termotransferową”.
Oznacza to, że dotychczasowe narzędzia, którymi posługiwał się sekretariat w ramach wydawania legitymacji papierowych, nie będą możliwe do wykorzystania przy legitymacjach plastikowych.
W jaki sposób szkoła może personalizować nowe legitymacje?
Bez dodatkowych nakładów finansowych się nie obejdzie. Jeśli szkoła chciałaby utrzymać proces personalizacji w podobnej formie jak do tej pory, konieczne będzie zakupienie specjalnej drukarki, która umożliwi naniesienie danych uczniów na druki. Niestety wiąże się to z wysokimi kosztami zakupu sprzętu, przeszkolenia personelu z jego obsługi oraz regularnego zakupu materiałów eksploatacyjnych i serwisu.
Kolejnym rozwiązaniem jest skorzystanie z usług wyspecjalizowanej drukarni, która naniesie dane uczniów na blankiety. Rozwiązanie to ma swoje zalety, jednak kluczowe jest wybranie odpowiedniego dostawcy. Pamiętajmy, że szkoła obraca w tym przypadku danymi osobowymi uczniów – należy więc zadbać o ich bezpieczne przekazanie do drukarni oraz sprawdzić, czy wykonawca dokłada wszelkich starań, aby zapewnić bezpieczeństwo danych. W przypadku personalizacji w drukarni wyzwaniem jest również termin – uczniowie klas pierwszych powinni otrzymać legitymacje do końca września. Ze względu na większe skomplikowanie niż w przypadku legitymacji papierowych proces personalizacji może trwać dłużej. Innym problemem, z którym mogą się mierzyć we wrześniu szkoły, jest ograniczona dostępność drukarni oferujących takie usługi.
Ponadto szkoły powinny mieć na uwadze, że zamiast jednej pieczęci do walidacji legitymacji używane będą hologramy, które będą musiały zostać naklejone w odpowiednim polu na każdej legitymacji również do 30. września.
Rok szkolny 2024/2025 na pewno będzie sprawdzianem dla szkół w kwestii wyboru modelu wydawania legitymacji uczniom oraz gotowości rynku na zmianę formy dokumentu, która pozostawała z grubsza niezmieniona przez ponad pół wieku.