Przeniesienie ewidencji zasobów
Pierwszym krokiem w przejściu z biblioteki papierowej na cyfrową jest przeniesienie ewidencji zasobów do systemu bibliotecznego. Nie ma jednego, optymalnego sposobu przeniesienia danych - wiele zależy od stanu dokumentacji papierowej.
Niezależnie od sytuacji, można jednak podać kilka zaleceń ogólnych:
- Od chwili wprowadzenia systemu, ewidencja papierowa powinna zostać zamknięta, tzn. opatrzona adnotacją, że od określonej daty aktualny stan księgozbioru pokazuje program biblioteczny - prowadzenie równoległej ewidencji jest nie tylko trudne ale wymaga dodatkowej pracy, która niczemu nie służy.
- Ewidencja papierowa nadal pozostaje ważnym dokumentem - nie wyrzucamy jej!
- Do systemu wprowadzamy tylko to, co jest w naszych zbiorach dzisiaj - ubytki sprzed wprowadzenia systemu, nie powinny nas interesować, ponieważ nie będą one interesować czytelników.
- Raporty o stanie ewidencji powinny być kontynuacją ewidencji papierowej, ale nie powinny jej zastępować - np. po wprowadzeniu danych nie drukujemy inwentarza od początku ale od numeru, na którym zakończyliśmy ewidencję papierową.
- Dane przenosimy od najnowszych egzemplarzy, cofając się sukcesywnie do początku inwentarza, bo to najnowsze zbiory są przede wszystkim wypożyczane i poszukiwane przez czytelników.
Z doświadczenia wielu bibliotek wynika, że po wprowadzeniu wszystkich danych rzadko kiedy występuje pełna zgodność pomiędzy liczebnością i wartością zbiorów wynikającą z ewidencji papierowej a tą wykazywaną przez system. Dzieje się tak dlatego, że w ewidencji papierowej mogą istnieć trudno zauważalne błędy, pomijane przez ludzkie oko. Dane przeniesione do systemu są skrupulatnie sumowane, podliczane i wykazywane. Nie ma zatem nic niezwykłego w konieczności ustalenia nowej wartości księgozbioru, kiedy proces przenoszenia danych zostanie zakończony.
Księgi inwentarzowe
Proces wprowadzania danych rozpoczynamy od dodania opisu bibliograficznego, ponieważ dane inwentarzowe w systemie dołącza się do opisu. W ten sposób jeden opis w katalogu może zostać połączony z danymi wielu egzemplarzy. Dane egzemplarzy tworzą księgę inwentarzową. Zanim zaczniemy wprowadzanie danych musimy zdecydować jakie księgi inwentarzowe będą istniały w naszym systemie. W definicji księgi inwentarzowej, oprócz jej nazwy i wyróżnika literowego dołączanego automatycznie do numeru inwentarzowego, można wprowadzić ostatni numer ubytku z zamkniętego rejestru papierowego oraz sumaryczną wartość tych ubytków.
W ten sposób zapewniona zostaje ciągłość ewidencji, oczywiście jeśli dla każdej księgi istniał odrębny rejestr, bo taka zasada obowiązuje w systemie. Jeśli natomiast dawny rejestr ubytków był prowadzony dla wszystkich ksiąg, lub istniał jedynie w formie kolejnych protokołów, nie ma potrzeby wprowadzania tych danych do systemu. Zaczynamy wtedy rejestry ubytków od początku, a ubytki “na papierze” traktujemy jako historyczną część ewidencji, która nie ma ciągłości w systemie.
Opisy i ich klasyfikacja
Oprócz ksiąg inwentarzowych, przed przystąpieniem do wprowadzania danych, należy przemyśleć klasyfikacje stosowane dla opisów - np. lektury, beletrystyka, beletrystyka dla dzieci i młodzieży, literatura faktu, literatura popularno-naukowa, podręczniki itp. Liczba klasyfikacji nie jest ograniczona, ale każdy opis musi zostać przyporządkowany do konkretnej kategorii, więc muszą one istnieć zanim zaczniemy wprowadzać opisy.
Opisy możemy tworzyć samodzielnie dzięki odpowiednim formularzom, ale dużo szybciej i wygodniej jest skopiować gotowy opis z Biblioteki Narodowej. Wystarczy odczytać ISBN i pobrać opis, który automatycznie przenosi się na formularz wprowadzania danych, gdzie możemy go jeszcze uzupełnić lub zmodyfikować. Niezbędne będzie dodanie do opisu klasyfikacji ponieważ jest ona związana z lokalną biblioteką i nie przychodzi razem ze skopiowanymi danymi.
Jeśli opisu nie ma w BN, możemy wykorzystać inne źródła, np. serwis KaRo, pozwalający na kopiowanie opisów z ponad 200 różnych bibliotek. Specjalna funkcja - import MARC21 - pozwala na załadowanie tych opisów, które skopiujemy z serwisu KaRo lub jakiegokolwiek innego pozwalającego na pobranie danych w formacie MARC21.
Dane o egzemplarzach
Po skopiowaniu opisu od razu możemy dołączyć do niego dane o egzemplarzach. W przypadku nowych egzemplarzy system automatycznie wypełnia część pól, więc całość opracowania można wykonać w czasie kilkudziesięciu sekund. W przypadku przenoszenia danych z inwentarza system pozwala na wpisanie oryginalnej ceny, również w starych złotych, oryginalnej daty wpisu do inwentarza i oryginalnego numeru inwentarzowego. Dzięki temu nie musimy zmieniać żadnych oznaczeń na książce i ograniczyć się jedynie do przyklejenia kodu kreskowego, który znacznie ułatwi nam dalszą pracę z egzemplarzem. W takim wypadku czas opracowania dla jednego egzemplarza się wydłuża, ale wciąż jest stosunkowo krótki.
Konta czytelników
Kolejnym krokiem jest zakładanie kont czytelników. W szkołach korzystających z Dziennika VULCAN można całkowicie zautomatyzować ten proces, importując dane uczniów w formacie SOU. Na początek można zaimportować dane wszystkich uczniów a następnie co roku, po wykonaniu promocji, dodawać tylko konta pierwszoklasistów. Promocja jest również zautomatyzowana i system pozwala na wykonanie tej czynności dla wszystkich czytelników jednym kliknięciem. Funkcja jest też zabezpieczona przed pomyłkowym powtórzeniem w ciągu tego samego roku szkolnego.
Biblioteki wdrażające system biblioteczny grupowo mogą również skorzystać ze zintegrowanych rejestrów użytkowników, które automatycznie będą zakładać konta nowych uczniów, bez żadnych działań ze strony bibliotekarza. Wpisanie ucznia do systemu szkolnego spowoduje automatyczne pojawienie się jego danych w systemie bibliotecznym, zaś login używany przez ucznia do dostępu do dziennika szkolnego, będzie również umożliwiał logowanie się do katalogu online biblioteki.
Ewidencja wypożyczeń
Jeśli wyposażymy uczniów w karty z kodem kreskowym, obsługa wypożyczeń będzie polegała na odczycie kodu z karty i z wypożyczanego egzemplarza książki. Cała procedura skróci się zatem tak, że w ciągu krótkiej przerwy można wykonać dziesiątki wypożyczeń. Przyjmowanie zwrotów jest jeszcze szybsze, bo wymaga jedynie odczytu kodu z książki. System sam odszukuje konto czytelnika i zdejmuje z niego odpowiednią pozycję. Tutaj również mamy cały szereg narzędzi i raportów do monitorowania tego procesu włącznie z historią wypożyczeń danego egzemplarza lub historią aktywności danego czytelnika.
Biblioteka a praca i edukacja zdalna
W czasie pracy i edukacji zdalnej nie do przecenienia są takie możliwości systemu jak:
- dostępność katalogu 24/7, również z urządzeń mobilnych,
- możliwość zdalnego sprawdzenia stanu konta,
- rezerwacje dostępnych egzemplarzy i kolejki do tytułów, które w danej chwili nie mają dostępnych egzemplarzy,
- możliwość dodania do katalogu opisów Wolnych Lektur, kierujących bezpośrednio do pełnych tekstów dostępnych online,
- obsługa procesu kwarantanny zasobów.
Jak widać, proces przeniesienia biblioteki szkolnej do świata online nie jest skomplikowany, za to korzyści z posiadania biblioteki w chmurze – ogromne.